Um dos recursos que as empresas podem e devem explorar a seu favor e dos seus objetivos é a tecnologia. Numa época de constante mudança, também as necessidades dos clientes mudam constantemente, e os vendedores devem adaptar-se a essas alterações, modificando a forma como fazem o acompanhamento aos clientes. Aí entra a importância de um CRM.

Customer Relationship Management (CRM) consiste numa estratégia de gestão focada no cliente. Normalmente, quando se fala de CRM as pessoas referem-se a sistemas de CRM. Ou seja, ferramentas que ajudam na gestão de contactos, vendas e contratos, controlo de produtividade, e muito mais.

Está comprovado que as empresas cujas forças de vendas trabalham com CRM têm melhor desempenho ao nível da faturação.  A Força de Vendas pode definir-se como o conjunto de indivíduos que têm um papel comercial numa empresa, desde a prospeção até ao fecho do contrato com novos clientes.

Um sistema CRM é muito importante para a força de vendas, na medida em que:

• Ajuda a equipa de vendas a determinar quais os próximos passos na gestão de uma oportunidade, permitindo à equipa focar-se mais na obtenção de resultados do que nos aspetos administrativos.

• Encurta o ciclo de venda;

• Permite criar rapidamente projectos baseados em informações sobre oportunidades de negócio;

• Permite pesquisar informação detalhada sobre o histórico de interacções com os clientes.

• Permite receber Leads (entidades que manifestam interesse) entregando-as às forças de venda. As Leads podem ser obtidas através do website, redes sociais, etc

As empresas devem ter processos de venda claros e acessíveis a todos os comerciais, e um sistema CRM atua no sentido de facilitar a definição de abordagem a ter com o cliente.

Um dos componentes mais importantes de um CRM é a possibilidade de acompanhar todas as ações que são desenvolvidas junto do cliente durante o processo de venda e pós-venda e que devem estar devidamente definidas e visíveis, de forma a controlar tudo o que acontece ao longo de todo o ciclo de venda.

Para os cargos de gestão, acompanhar a atividade da força de vendas é essencial pois permite verificar se a estratégia definida está ou não a ser cumprida por parte dos seus vendedores e se a abordagem ao cliente está a ser realizada de acordo com o que a empresa pretende.

O último ponto é também importante, uma vez que permite criar uma relação com o cliente, mostrando que a empresa conhece o percurso que percorreu com o cliente. Pequenos pormenores como oferecer uma promoção especial no aniversário do cliente é algo que já muitas equipas de vendas fazem e que diferencia a sua empresa, pois o cliente acredita que se preocupa com ele.

Os sistemas de CRM são também das melhores estratégias para fazer follow-up. Quantas vezes já prometeu devolver uma chamada ou enviar um email a um cliente e acabou por se esquecer? O CRM ajuda a força de vendas a organizar as tarefas diárias para que isso não aconteça, programando o envio de emails, chamadas e alertando para reuniões.

A automação permite ainda otimizar os recursos de forma a que os ciclos fiquem mais rápidos. Com formação adequada e aplicação de tecnologia, a força de vendas ganha aptidão para gerir negociações. Alguns sistemas de CRM criam categorias de clientes e “personas” que facilitam a abordagem, resultando numa maior taxa de conversão.