O Google Apps cresceu e foi-se impondo como um serviço de referência e, segundo dados da empresa, em 2014 mais de cinco milhões de empresas usavam o serviço. Em 29 de setembro de 2016, a Google anunciou que o Google Apps mudou de nome e passou a designar-se G Suite, mantendo as mesmas ferramentas como o Gmail, o Google Docs, o Google Drive e o Calendário, entre outras.

Neste artigo, compilamos as grandes vantagens do G Suite para as empresas.

Comunicação

Para comunicar, o G Suite oferece várias possibilidades com as várias aplicações: Gmail, Hangouts, Calendário e Google +. Cada uma destas funcionalidades permite-lhe comunicar de forma simples e eficaz, seja internamente na empresa ou com clientes, fornecedores ou parceiros.

Destacamos especialmente o Google Hangouts, que lhe permite ter conversas individualmente ou em grupo, enviando uma simples mensagem ou através de chamada de áudio ou vídeo, permitindo também reunir em videoconferência e partilhar o ecrã ou apenas uma aplicação. Criado em 2013, é o serviço de comunicação mais recente do G Suite.

Para qualquer utilizador do G Suite, podem ser criados vários aliases de e-mail. Os aliases, ou pseudónimos, são endereços de e-mail de encaminhamento. Recorrendo aos aliases, um e-mail vai ter à sua caixa de entrada mesmo que use uma outra forma do seu endereço. Por exemplo, se o seu endereço de e-mail for mariarodrigues@empresa.com, pode criar uma forma mais básica desse endereço, por exemplo mrodrigues@empresa.com, e todos os e-mails enviados para esse e-mail são encaminhados para o seu mail.

Mais importante ainda, é a forma como equipas podem ser articuladas, principalmente com a polivalência que hoje existe em muitas empresas. Alguém pode pertencer à equipa comunicacao@empresa.com e amanhã passar a pertencer à equipa de um grande cliente, por exemplo, cliente1@empresa.com

Armazenamento

Para armazenamento, o G Suite disponibiliza o Google Drive, um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos, lançado em 2012. Com o Google Drive, pode enviar qualquer tipo de arquivo para a “nuvem”, compartilhar com outras pessoas e aceder de qualquer dispositivo. Dependendo do plano escolhido, poderá usufruir de 30 GB ou armazenamento ilimitado, permitindo-lhe armazenar todos os ficheiros da sua empresa no mesmo local, facilitando o acesso.

Colaboração

Para colaboração, destacam-se o Google Docs, Google Sheets e Apresentações.  Todos eles permitem aos utilizadores visualizar e editar documentos, planilhas e apresentações em tempo real e compartilhá-lo com outros, incluindo ainda um histórico de revisões e alterações. As alterações são guardadas automaticamente para que não perca nenhuma parte do seu trabalho. Pode organizar todos os documentos, planilhas e apresentações da forma que mais lhe for mais conveniente na Drive, criando pastas e subpastas.

Segurança

A Google possui uma enorme a rede de data centers, construídos com servidores personalizados, que executam o sistema operacional com o objetivo de manter máxima segurança e desempenho. A Google controla toda a sua pilha de hardware de forma a ser capaz de responder rapidamente às ameaças que possam surgir. 

O G Suite possui um importante passo de segurança que pode ser aplicado a todos os utilizadores chamado Verificação em 2 Passos. Com esta funcionalidade, pode receber um código de confirmação de acesso no seu telemóvel quando iniciar sessão no G Suite.  Assim, terá a certeza que a pessoa que acede aos seus ficheiros é um utilizador autorizado.

Outra característica de segurança importante é que as contas de e-mail dos funcionários pertencem à empresa e, portanto, caso alguém saia da empresa, pode imediatamente alterar a palavra-chave e impedir que acedam à drive ou a qualquer outra aplicação do G Suite.

Todas estas funcionalidades tornam o G Suite num dos melhores serviços para empresas. Com este conjunto de aplicações inteligentes, os funcionários da sua empresa estarão sempre ligados, aonde quer que onde estejam no mundo.